Trong thời kỳ công nghệ diễn ra xung quanh cuộc sống của chúng ta đang phát triển với tốc độ rất nhanh, sự cạnh tranh và nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng gia tăng. Tuy vậy thì cũng không thể để vì những nguyên nhân đó mà chúng ta bỏ qua quy trình vận hành kho hàng cơ bản để phát triển những nhận thức của doanh nghiệp dành cho hoạt động của kho hàng.
Hãy cùng Sao Vàng Express tham khảo về các nội dung cơ bản nhất liên quan đến quy trình vận hành kho hàng này trong bài viết thú vị dưới đây nhé!
1. Quy trình vận hành kho hàng được hiểu là gì?
Quy trình vận hành kho hàng có mục tiêu chính là đáp ứng hết được tất cả những nhu cầu của khách hàng và sử dụng những thiết bị cũng như không gian lao động sao cho hiệu quả nhất. Nếu như muốn đạt được những mục tiêu đề ra này thì bạn cần phải lập được một kế hoạch chi tiết, cụ thể và liên tục cập nhật để phù hợp với bất kỳ hoạt động trong khi theo dõi những giai đoạn vận hành chi tiết.
Xem thêm:
>>> BẠN ĐÃ BIẾT HẾT TẤT CẢ CÁC QUY ĐỊNH TRONG VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN NÀY CHƯA?
2. Một số hoạt động trong quy trình vận hành kho hàng
a, Nhập hàng hóa
Khi kho hàng nhận được thông báo từ phía bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng rằng có đơn hàng tới thì hoạt động nhận hàng sẽ được bắt đầu. Tùy thuộc vào những đặc điểm của kho là kho thành phẩm hay kho vật liệu. Kho hàng cần phải bố trí, sắp xếp đầy đủ các thiết bị chuyên dụng để bốc dỡ hàng hóa, đảm bảo có số lượng nhân sự đủ để phục vụ cho hoạt động này,…Đảm bảo cho hoạt động nhập hàng hóa diễn ra nhanh chóng, tránh làm hại và ảnh hưởng không tốt tới các quy trình vận hành kho hàng tiếp theo.
Cần phải scan và cẩn thận ghi chép lại thông tin khi nhập hàng hóa vào kho để có thể dễ dàng xác nhận mục đích phục vụ dành cho những việc làm như lưu trữ, cất hàng hay hoạt động đối chiếu thông tin, thanh toán khi cần thiết. Một lưu ý dành cho bạn đó là trước khi nhập phải kiểm tra thật kỹ lưỡng hàng hóa để ghi nhận số lượng mà kho hàng đã nhập, các mặt hàng bị hư hỏng và cập nhật rõ ràng những thông tin này vào hồ sơ hàng hóa
Bước đầu tiên trong quy trình nhập kho là nhập hàng và đây cũng là một trong số những khâu quan trọng nhất để tiến hành quy trình vận hàng kho hàng tối ưu. Để tiến hành theo đúng quy trình nhận hàng thì kho hàng cần phải xác minh chính xác xem họ đã nhận đúng số lượng, đúng mặt hàng, đúng thời gian và đúng tình trạng hàng hóa hay chưa? Nếu không thực hiện nghiêm túc bước này có thể sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ các hoạt động tiếp sau.
Vấn đề nhận hàng hóa cũng có sự liên quan mật thiết tới vấn đề vận hành kho hàng. Yếu tố này đặt ra cho nhà quản lý kho mục tiêu phải có những phương án nhằm duy trì tình trạng của sản phẩm hàng hóa như ban đầu cho đến khi hàng được vận chuyển. Nhận hàng theo đúng hình thức và trình tự sẽ giúp bạn lọc ra được các sản phẩm bị lỗi, hư hỏng, tránh những trường hợp phát sinh không đáng có.
Có thể bắt đầu việc nhận hàng hóa qua việc thông báo trước cho bộ phận quản lí kho rằng khi nào sản phẩm đến. Khi đó, kho hàng sẽ chuẩn bị chu đáo và đầy đủ các thiết bị cũng như nhân lực để phục vụ cho quá trình bốc dỡ hàng hóa. Sản phẩm sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng và xem thử có trường hợp ngoại lệ nào được ghi nhận lại về số lượng không đúng, lỗi hàng hay mô tả không chính xác không.
b, Lưu trữ hàng hóa
Hoạt động tiếp theo nằm trong quy trình vận hành kho hàng là hoạt động lưu kho. Khi bộ phận nhập hàng có thông báo là đã nhập hàng xong, kèm theo đó là trong kho đã xác định được một vị trí phù hợp để lưu trữ thì hoạt động này sẽ được bắt đầu.
Vấn đề lưu trữ hàng hóa cần phải đảm bảo làm sao cho việc phối hợp giữa hoạt động lấy và cất hàng hóa được diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Để bộ phận lấy hàng tiến hành chính xác và nhanh chóng thì cần lưu trữ thông tin đầy đủ khi cất hàng. Phía bên nhà kho cũng nên áp dụng các phần mềm quản lý vận tải hàng hóa để hỗ trợ việc cập nhật thông tin theo thời gian thực tế đối với thông tin hàng hóa, sản phẩm nằm trong kho hàng.
c, Lấy hàng
Khi khách hàng lên đơn của thì hoạt động lấy hàng của kho được bắt đầu. Nhiệm vụ của người quản lý lúc này sẽ thực hiện kiểm tra để xem còn đủ số lượng để cung cấp theo đơn hàng của khách hay không và đưa ra danh sách những mặt hàng cần lấy.
Đối với hoạt động lấy sản phẩm, hàng hóa thì 55% là thời gian di chuyển, 15% là thời gian tìm kiếm, 10% là thời gian lấy hàng ra khỏi vị trí lưu trữ hàng hóa và 20% còn lại là thời gian để xử lý các công việc khác. Thời gian trong hoạt động lấy hàng là chiếm nhiều nhất vì thế đây là điều mà tất cả các nhà quản lý kho phải lưu ý cho các doanh nghiệp để bố trí kế hoạch giữa những hoạt động trên nhằm tiết kiệm chi phí và phù hợp nhất.
d, Tiến hành kiểm tra đóng gói hàng hóa
Thường thì số lượng đơn hàng xuất ra trong mỗi kho sẽ nhiều hơn số lượng hàng nhập khá cao. Bởi vậy hoạt động kiểm tra, đóng gói hàng hóa nằm trong khâu xuất hàng sẽ tiêu hao khá nhiều lao động, cho nên bạn phải có tính chính xác cực kì cao trong hoạt động cần xử lý. Bên cạnh đó bạn có thể chờ đủ đơn hàng mới tiến hành đóng gói hoặc có thể đóng gói mỗi phần trong đơn rồi mang gửi đi. Công đoạn scan hàng hóa cũng là một phần nằm trong công đoạn đóng gói để xác nhận hàng hóa đã rời khỏi kho thành phẩm, tiến hành làm vận đơn cũng như cập nhật về tình trạng sản phẩm cho khách hàng và bên kho.
e, Giao hàng
Khâu xử lý đơn hàng lớn dành cho hoạt động này so với hoạt động đóng gói thì được đóng dạng pallet, dạng thùng để dễ dàng dỡ hàng và vận chuyển. Hàng hóa cũng cần được cập nhật tình trạng ngay khi giao hàng xong để tiến hành xác nhận rằng hàng hóa đã rời kho và giao cho phía bên khách hàng.
3. Quy trình vận hành kho hàng có nguyên tắc gì?
Mỗi doanh nghiệp cần duy trì một nhà kho đáng tin cậy và hiện đại đối với những hoạt động tại toàn bộ quy mô và ngân sách. Tuy nhiên cũng cần tuân thủ tốt các phương pháp như an toàn lao động, có quy trình tổ chức và sắp xếp rõ ràng, được trao đổi một cách thường xuyên và lên kế hoạch chi tiết.
Thường xuyên tổ chức những cuộc gặp gỡ và giao lưu giữa các nhân viên làm trong kho. Tuy người quản lý nhận thức rõ về tình hình chính xác và thời gian ảnh hưởng tới đến chu kỳ của hàng tồn kho. Tuy nhiên họ chỉ quan tâm chủ yếu đến vấn đề tối ưu hoạt động qua việc lên kế hoạch nhưng không làm rõ tình hình trong kho bằng người trực tiếp tiến hành.
Từ đây ta có thể nhận ra rằng hoạt động vận hành kho hàng hiện nay đã dần là một lĩnh vực phát triển có tầm quan trọng trong doanh nghiệp. Hy vọng qua nội dung trên bạn cũng đã nắm rõ được thông tin để có thể thực hiện quy trình vận hành kho hàng hiệu quả nhất. Nếu bạn còn gì thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0983.810.544 để nhận được tư vấn miễn phí từ đội ngũ nhân viên cực kì thân thiện và nhiệt tình nhé!
Xem thêm:
>>> Một số phương pháp sửa chữa kho lạnh mà bạn nên biết khi gặp phải các sự cố bất ngờ
