Việc quản lý kho hàng hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì và tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong logistic. Quản lý kho hàng đúng cách không chỉ giúp quản lý tốt nguồn lực, mà còn đảm bảo quy trình hoạt động trơn tru và mang lại hiệu suất cao cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, Sao Vàng sẽ chia sẻ kiến thức về quy trình quản lý kho hiệu quả và những lưu ý quan trọng để tối ưu hóa hoạt động kho hàng nhé!
Có thể bạn quan tâm:
Những quy định về điều kiện kinh doanh cho thuê kho bãi chi tiết nhất
Quy trình quản lý kho hiệu quả mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Quản lý kho hàng không chỉ đơn giản là việc lưu trữ và quản lý hàng hóa. Nó đòi hỏi một quy trình chặt chẽ và khoa học để đảm bảo rằng hàng hóa được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả. Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Kiểm soát và quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Một quy trình quản lý kho hàng tốt giúp bạn duy trì mức tồn kho lý tưởng, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá cao. Bằng cách kiểm soát và quản lý tồn kho một cách chặt chẽ, bạn có thể giảm thiểu rủi ro hàng tồn đọng và tối ưu hóa vốn lưu động.
- Tăng cường hiệu suất: Quy trình quản lý kho hiệu quả giúp bạn tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên và quá trình xử lý hàng hóa. Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sử dụng công nghệ và đào tạo nhân viên, bạn có thể giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển, tăng tính linh hoạt và giảm nhu cầu về mặt nhân sự cho doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Nếu bạn quản lý kho hàng hiệu quả điều đó sẽ giúp bạn đảm bảo chất lượng dịch vụ, nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Từ việc đáp ứng nhanh chóng yêu cầu đặt hàng, đến việc đảm bảo hàng hóa được giao đúng sản phẩm và chất lượng thì quy trình quản lý kho hàng chính là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng của bạn.
Cách xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả
Quy trình quản lý kho phụ thuộc vào quy mô hoạt động của nhà kho, loại kho, loại hàng hóa, khối lượng hàng hóa và các yêu cầu pháp lý đang hiện hành. Dưới đây là một quy trình quản lý kho hiệu quả gồm có 6 bước chính mà bạn có thể áp dụng trong doanh nghiệp của mình:
1. Nhận hàng
Một trong những bước quan trọng trong quy trình quản lý kho hiệu quả là xác định quy trình nhận hàng. Nó liên quan đến rất nhiều hoạt động tiếp theo và bất kỳ sự gián đoạn nào trong bước này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình.
Đầu tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu cụ thể của kho hàng. Điều này bao gồm số lượng, kích thước và trọng lượng, cũng như tình trạng và thời điểm nhận hàng. Sau đó, hàng hóa sẽ được kiểm tra xem có hư hỏng không. Nếu có bất kỳ thiệt hại vật chất nào, việc kiểm tra toàn bộ hàng hóa trong lô sẽ được thực hiện. Sau khi kiểm tra, hàng hóa được đưa đến khu vực nhập hàng.
Cách tối ưu hóa quy trình nhận hàng
- Sử dụng xe nâng điện hay băng tải cho phép bạn bốc dỡ hàng hóa, dọn dẹp các khu vực bến tàu nhanh và hiệu quả hơn.
- Máy đo kích thước tự động hóa việc nắm bắt trọng lượng và kích thước của bưu kiện hay pallet, nhằm tăng tốc quá trình nhận hàng của bạn.
- Thiết lập phần mềm như hệ thống quản lý lao động và lịch trình cập bến cho phép bạn phân bổ đúng lượng nhân sự phù hợp bằng cách dự đoán chính xác các chuyến hàng sắp tới.
2. Nhập hàng
Nhập hàng là quá trình di chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng đến kho lưu trữ. Quá trình này liên quan đến việc tính toán các yêu cầu về không gian cho mỗi kiện hàng hóa. Các mặt hàng tương tự nhau thường được lưu trữ cùng một chỗ để có thể định vị và phân phối dễ dàng.
Để tối ưu hóa quy trình nhập hàng, bạn có thể cài đặt hệ thống quản lý không gian nhà kho và rãnh tự động để biết được vị trí đặt hàng tốt nhất dành cho từng loại sản phẩm khác nhau hoặc sử dụng ứng dụng và thiết bị di động nhập hàng để chỉ đạo nhân viên lưu trữ hàng hóa vào đúng vị trí.
3. Lưu trữ hàng hoá
Lưu trữ là quá trình hàng hóa được đặt vào không gian lưu trữ thích hợp nhất của chúng. Khi được thực hiện đúng cách, bạn sẽ tối ưu hóa được diện tích không gian lưu trữ của nhà kho và tăng hiệu quả làm việc.
Cách tối ưu hóa quy trình lưu trữ hàng hoá trong kho
- Sử dụng phần mềm tự động tính toán việc sử dụng kho lưu trữ và liên tục theo dõi KPI lưu kho.
- Hệ thống tối ưu hóa rãnh có thể hỗ trợ bạn phân bổ vị trí lưu trữ tốt nhất cho một hàng hóa nhất định.
- Sử dụng hệ thống lưu trữ nhà kho phù hợp theo quy mô của cơ sở nhằm tối đa hóa không gian theo chiều ngang và chiều dọc, đồng thời cải thiện hiệu quả của nhà kho.
Bạn nên tham khảo:
Bật mí cách tối ưu hàng tồn kho hiệu quả cho các doanh nghiệp
4. Lấy hàng
Lấy hàng là quá trình nhân viên thu thập các sản phẩm trong kho để thực hiện đơn đặt hàng của khách. Đây là quy trình tốn kém nhất trong kho hàng, chiếm tới 55% tổng chi phí hoạt động nên việc tối ưu hóa quy trình này sẽ cho phép bạn giảm chi phí đáng kể và tăng hiệu quả quản lý kho hàng của mình. Việc tối ưu quy trình này nên tập trung vào việc đạt được độ chính xác cao hơn, vì sai sót có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.
Để tối ưu hóa quy trình lấy hàng, bạn hãy nên áp dụng các cách sau:
- Cung cấp cho nhân viên các thiết bị di động và thiết bị đeo không dây giúp họ xem danh sách chọn hàng, truy cập hệ thống trong thời gian thực và quét mọi nơi trong nhà kho. Điều này giúp tăng độ chính xác và nhanh chóng trong quá trình lấy hàng.
- Áp dụng phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho và cải thiện cách bố trí kho hàng. Điều này giúp tối ưu hóa việc lấy hàng và sắp xếp kho hàng một cách hợp lý, giảm thiểu thời gian và chi phí.
- Đào tạo nhân viên về các quy trình lấy hàng hiệu quả, bao gồm cách sắp xếp sản phẩm, cách đọc mã vạch và cách sử dụng các thiết bị di động. Điều này giúp tăng độ chuyên nghiệp và độ chính xác của nhân viên trong quá trình lấy hàng.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho thông minh giúp theo dõi và quản lý hàng hóa một cách tự động, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình lấy hàng.
5. Đóng gói hàng hoá
Quy trình đóng gói là công việc kết hợp tất cả các mặt hàng trong một đơn hàng lại với nhau và chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển. Điều này bao gồm hoạt động đóng gói các mặt hàng trong một thùng chứa phù hợp, đóng gói, in nhãn có liên quan và chọn dịch vụ chuyển phát nhanh phù hợp để hoàn thành việc giao hàng.
Để tối ưu hóa quy trình đóng gói, bạn nên áp dụng hệ thống tự động phân loại hàng hóa phù hợp với từng vật liệu đóng gói để giữ cho mặt hàng được an toàn khi vận chuyển với chi phí đóng gói thấp nhất. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình đóng gói và vận chuyển hàng hóa. Tổ chức kho hàng một cách hợp lý cũng là cách giúp cho việc đóng gói và vận chuyển hàng hóa hiệu quả hơn.
6. Vận chuyển giao hàng
Vận chuyển là quá trình xuất kho và bắt đầu hành trình vận chuyển hàng hóa từ kho đến tay khách hàng. Việc vận chuyển chỉ được coi là thành công nếu đơn hàng được giao một cách an toàn, đúng giờ và gửi đến đúng tay khách hàng.
Cách để bạn có thể tối ưu hóa quy trình vận chuyển
- Áp dụng hệ thống quản lý lao động cho phép bạn phân bổ số lượng nguồn lực phù hợp cho các hoạt động vận chuyển hàng hóa.
- Sử dụng thiết bị di động tích hợp ứng dụng vận chuyển giúp bạn kiểm soát thông tin các kiện hàng cũng như các chuyến tàu, chuyến bay dễ dàng và chính xác.
- Sử dụng hệ thống sắp xếp hàng hóa cho phép bạn có những hướng dẫn chỉ dẫn rõ ràng cách xếp hàng an toàn và hiệu quả.
Sao Vàng Express hi vọng bạn có thể áp dụng một số thông tin hữu ích về quy trình quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp trong bài viết để tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của mình nhé!
Lời kết
Với tiêu chí “Đồng hành cùng khởi nghiệp”, trong những năm qua Sao Vàng Express không ngừng nỗ lực nhằm mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng cũng như giá cả dịch vụ. Bạn có thể liên hệ hotline: 0983.810.544 để biết thêm mọi thông tin chi tiết cần về dịch vụ đóng gói hàng hóa chuẩn và các dịch vụ mà Sao Vàng Express đang cung cấp.
Xem thêm:
Bạn đã lựa chọn bán hàng online trên sàn thương mại điện tử nào?
