Hiện nay vẫn còn rất nhiều người cho rằng quy trình đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh diễn ra rất đơn giản bởi bạn chỉ cần cho giấy tờ vào bì thư, niêm phong và gửi đi là hoàn thành.
Tuy nhiên, thực tế việc làm lại không hề đơn giản một chút nào. Quy trình đóng gói tài liệu yêu cầu bạn phải tuân thủ một số quy định để đảm bảo bưu phẩm gửi đi không gặp tình trạng thất lạc hay mất cắp. Do đó, để đảm bảo cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh đúng chuẩn nhất, bạn nên thực hiện theo hướng dẫn dưới đây của Sao Vàng Express.
Có thể bạn quan tâm:
BẠN ĐÃ BIẾT CÁCH ĐÓNG GÓI DÂU TÂY BẰNG MÀNG XỐP HƠI AN TOÀN CHƯA?
Vì sao hàng hóa là tài liệu dễ bị thất lạc khi gửi chuyển phát nhanh?
Tài liệu hay các loại giấy tờ đều là những bưu phẩm có kích thước nhỏ, trọng lượng nhẹ và cực kì dễ bị thất lạc khi gửi chuyển phát nhanh. Việc gặp phải các sự cố khi giao nhận là điều mà không một ai mong muốn, tuy nhiên lại rất khó tránh khỏi vì:
Quy trình đóng gói hàng hóa không đúng cách
Việc đóng gói tài liệu, giấy tờ không đúng cách chính là một trong những nguyên nhân đầu tiên khiến hàng họa bị thất lạc khi vận chuyển. Hàng hóa có thể bị rơi ra ngoài do bạn không niêm phong kỹ càng, bị phân loại nhầm sang mặt hàng khác do không đóng gói đúng tiêu chuẩn. Vì vậy, nếu không muốn hàng hóa bị thất lạc, bạn cần phải đặc biệt tuân thủ cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh được từng đơn vị quy định rõ ràng.
Đơn vị vận chuyển không xử lý, phân loại trước khi giao nhận
Một số sai sót có thể đến từ khâu phân loại và xử lý đơn hàng trước khi bắt đầu chuyển phát của đơn vị giao nhận cũng chính là một trong những lý do chủ yếu khiến tài liệu dễ bị thất lạc khi vận chuyển. Trong trường hợp đơn hàng không được phân loại kỹ càng thì việc giao nhầm hoặc thất lạc là điều rất dễ gặp phải.
Đơn vị vận chuyển không kiểm soát chặt đơn hàng
Trong quá trình chuyển phát, nếu người giao hàng không kiểm soát chặt chẽ được đơn hàng thì rất dễ giao nhầm hoặc làm thất lạc đơn. Với tình huống này, rủi ro dẫn đến mất hàng cũng khá cao.
Hướng dẫn cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh
Cách đóng gói giấy tờ, tài liệu
Việc đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh thực tế khá đơn giản và không phức tạp, do đó bạn có thể tự đóng gói mặt hàng này tại nhà. Trong trường hợp không biết phải đóng gói như thế nào cho đúng chuẩn thì bạn nên sử dụng dịch vụ đóng gói được các đơn vị chuyển phát nhanh cung cấp.
Theo quy định thì giấy tờ hay tài liệu dù có kích thước nhỏ, trọng lượng nhẹ vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt cách đóng gói theo đúng quy định khi vận chuyển. Thông thường, tài liệu sẽ được đóng trong các vỏ đựng chuyên dụng như bì thư, nilon, carton hoặc các loại vật liệu mềm khác. Trong quá trình đóng gói, miệng của phong bao cần phải đảm bảo luôn được dán kín. Đối với những loại tài liệu quan trọng có thể đóng dấu ở phần niêm phong và có thêm chữ ký của người gửi ở đó.
Khi đóng gói tài liệu bạn cần chú ý phần bề mặt của bì thư phải nhẵn, mịn, được cố định với keo dán ở xung quanh. Đồng thời, trên bì thư phải có đầy đủ thông tin của người gửi cũng như người nhận và mã vận đơn khi tiến hành chuyển phát.
Cách đóng gói hàng có thể cuộn tròn
Bên cạnh các loại mặt hàng như giấy tờ hay tài liệu nhỏ gọn thì vẫn có rất nhiều người có nhu cầu gửi đi các loại hàng hóa có kích thước lớn hơn và thậm chí là cần cuộn tròn khi gửi chuyển phát như tranh vẽ, bản đồ, ảnh,… Các mặt hàng này cũng thuộc danh sách hàng hóa bưu phẩm và cần có cách đóng gói riêng để đảm bảo không bị hư hỏng khi vận chuyển.
Để hạn chế tình trạng bị rách, bị sờn hay xây xước hàng hóa thì bạn cần đảm bảo cuộn tròn những mặt hàng này lại rồi cho vào ống đựng nhựa hoặc có thể sử dụng bìa cứng để bao quanh. Sau khi đã cuộn tròn và cố định, bạn chỉ cần bịt kín hai đầu ống đựng bằng băng keo. Trong trường hợp muốn đảm bảo tốt hơn cho hàng hóa, bạn có thể sử dụng vật liệu mềm hoặc giấy bóng khí bọc thêm phần bên ngoài.
Đối với các mặt hàng là tranh vẽ, bản đồ, tranh ảnh cũng thuộc nhóm hàng hóa bưu phẩm, việc đóng gói mặt hàng này phải cẩn thận để tránh bưu phẩm bị rách nát, thay đổi hình dạng do chèn ép hay va đập.
Những lưu ý về cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh
Ngoài việc nắm chắc cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh đúng chuẩn chống thất lạc, bạn còn phải “bỏ túi” cho mình một số lưu ý sau:
- Tất cả các thông tin về người gửi, người nhận hay mã vận đơn đều phải được ghi chú một cách đầy đủ, chi tiết và chính xác nhất trước khi gửi đi. Bạn nên kiểm tra nhiều lần để chắc chắn không có bất kì một sai sót nào để giúp quá trình chuyển phát được thực hiện suôn sẻ.
- Khi đóng gói, bạn cần đảm bảo bề mặt của bưu phẩm nhẵn mịn, có thể dán được thông tin đơn hàng ở phía trên.
- Với những loại giấy tờ quan trọng cần gửi chuyển phát, bạn nên lưu ý thêm cho đơn vị vận chuyển để họ lựa chọn hình thức giao nhận phù hợp và kiểm soát chặt hơn khi chuyển phát.
- Tất cả các bưu phẩm đều được nên bao bên ngoài bởi nilon, băng dán để hạn chế tình trạng bị ẩm khi vận chuyển. Khi đóng gói, bạn không nên sử dụng các loại dây để buộc bưu phẩm vì dây có thể bị đứt, bị tuột dẫn đến tài liệu bên trong có thể bị rơi ra ngoài trong quá trình giao nhận.
Với chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đã nắm được cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh chuẩn nhất, chống thất lạc để đảm bảo đơn hàng gửi đi ít gặp sự cố nhất. Việc tuân thủ cách đóng gói cùng với lưu ý được Sao Vàng Express chia sẻ trên đây, chắc chắn sẽ giúp bạn có thể gửi tài liệu đến mọi nơi nhanh chóng và an toàn.
Lời kết
Với tiêu chí “Đồng hành cùng khởi nghiệp”, trong những năm qua Sao Vàng Express không ngừng nỗ lực nhằm mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng cũng như giá cả dịch vụ. Bạn có thể liên hệ hotline: 0983.810.544 để biết thêm mọi thông tin chi tiết cần về dịch vụ đóng gói hàng hóa chuẩn và các dịch vụ mà Sao Vàng Express đang cung cấp.
Xem thêm:
Dịch Vụ Chuyển Phát Nhanh Sao Vàng Express: Sự Lựa Chọn Đáng Tin Cậy
Bạn đã biết những hàng hóa không nên đóng gói chung khi vận chuyển này chưa?
