Quản lý vận đơn là một phần quan trọng trong hoạt động vận chuyển hàng hóa của một doanh nghiệp. Một quy trình quản lý vận đơn hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động vận chuyển và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vậy hãy cùng Sao Vàng Express tìm hiểu làm thế nào để biết cách quản lý vận đơn hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé.
Có thể bạn quan tâm:
Vì sao dịch vụ chuyển phát hỏa tốc áp tải lại thu hút được nhiều người lựa chọn?
Quản lý vận đơn là gì?
Vận đơn được hiểu là một loại chứng từ vận tải, nhằm xác nhận quyền sở hữu những hàng hóa được ghi trên vận đơn. Vận đơn được thể hiện dưới hình thức là hợp đồng vận tải, với vai trò xác định quan hệ pháp lý giữa người chủ hàng, người vận tải và người nhận hàng. Những người này có trách nhiệm với những món hàng được đính kèm với mỗi vận đơn tương ứng. Ngoài ra, vận đơn cũng được xem là một loại giấy tờ có giá trị, có thể trao đổi mua bán hoặc chuyển nhượng hàng hóa.
Trên mỗi vận đơn bao gồm những thông tin như: Tên hàng, số kiện, ngày vận chuyển, tên nhà vận chuyển, trọng lượng và khối lượng đơn hàng, thông tin người nhận. Vận đơn sẽ do người vận chuyển hoặc đại lý của người vận chuyển ký xác nhận khi hàng hóa đã được sắp xếp và chuẩn bị sẵn sàng được giao.
Bên cạnh khái niệm vận đơn đã được đề cập, khái niệm quản lý vận đơn có thể hiểu đơn giản là quá trình theo dõi, điều phối và kiểm soát các thông tin và hoạt động liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ điểm gửi đến điểm nhận. Hoặc có thể hiểu rằng, quản lý vận đơn sẽ được thực hiện thông qua mã đơn hàng cụ thể để kiểm soát, định vị lộ trình trạng thái đơn hàng được giao dựa trên thời gian thực. Quy trình quản lý vận đơn hiệu quả sẽ giúp tăng tính chính xác và đảm bảo sự thông suốt trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Các bước thực hiện quy trình quản lý vận đơn hiệu quả trong vận chuyển hàng hóa
Tùy vào từng doanh nghiệp, quy trình quản lý vận đơn sẽ có phần khác nhau. Dưới đây là các bước cơ bản để có một quy trình quản lý vận đơn hiệu quả:
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý vận đơn đó là khi khách đặt hàng và hoàn thành việc lựa chọn hình thức thanh toán. Thông tin đơn hàng sẽ được xác nhận và thông báo cho khách hàng trên trang đặt hàng, qua email hoặc điện thoại, tùy thuộc vào hình thức đặt hàng của khách.
Ví dụ, nếu bạn đặt hàng trên website, sẽ có một thông báo trên trang rằng bạn đã đặt hàng thành công và doanh nghiệp sẽ gửi một email đến cho bạn. Toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ lại trên hệ thống.
Bước 2: Phân loại đơn hàng
Trước khi giao hàng, đơn hàng cần được phân loại để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ giao hàng không bị chậm trễ. Quy trình này giúp nhân viên vận đơn tổ chức và xử lý các đơn hàng một cách hiệu quả.
Bước 3: Xử lý và hoàn tất đơn hàng
Sau khi phân loại đơn hàng, nhân viên sẽ thực hiện đóng gói đơn hàng một cách kỹ lưỡng, xác nhận thông tin quan trọng: tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, số lượng sản phẩm của đơn hàng… Sau đó, họ sẽ trực tiếp lựa chọn nhà vận chuyển phù hợp và gửi đơn hàng.
Đơn vị vận chuyển có thể là chính doanh nghiệp hoặc bên thứ ba cung cấp dịch vụ vận chuyển. Khi giao hàng để gửi đi cho khách, nhân viên sẽ phải xuất hóa đơn và nhãn vận chuyển. Thông tin tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật trên trang thương mại điện tử, email hay website bán hàng tùy vào phương thức đặt hàng của khách.
Sau khi hoàn thành đơn hàng, thông tin về số lượng hàng hóa sẽ được cập nhật trên hệ thống. Toàn bộ sản phẩm sẽ được nhân viên kho kiểm kê và theo dõi, quản lý số lượng hàng tồn. Số liệu này sẽ sử dụng cho các bộ phận khác như tài chính, kế toán, mua hàng cũng như xây dựng các kế hoạch trong tháng tiếp theo của doanh nghiệp.
Sự kết hợp của cả ba bước này sẽ tạo thành một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, gia tăng doanh số và khách hàng trung thành.
Bạn có thể tham khảo:
Những bí kíp quan trọng giúp shop xử lý hàng hóa bị hư hỏng do lỗi chuyển phát
Làm thế nào để quy trình quản lý vận đơn hiệu quả trong kinh doanh?
Chuẩn hóa quy trình xử lý đơn hàng
Nhiều công ty không có một quy trình xử lý đơn hàng thống nhất. Họ có thể sử dụng nhiều phương pháp xử lý đơn hàng khác nhau cho các kênh bán hàng khác nhau. Việc này sẽ dễ gây ra sai sót, ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng, đặc biệt khi công ty phát triển và có quy mô lớn hơn. Đó là lý do mà doanh nghiệp phải xây dựng được các quy trình xử lý đơn hàng chuẩn hóa ngay từ đầu, từ đó việc quản lý vận đơn được dễ dàng hơn.
Tự động hóa quy trình quản lý vận đơn hiệu quả bằng phầm mềm quản lý
Mỗi ngày, doanh nghiệp luôn có những đơn hàng cần kiểm tra thông tin, xử lý trước khi vận chuyển đến tay khách hàng. Việc sử dụng quá nhiều các hoạt động thủ công sẽ làm tăng thời gian làm việc và dễ gây ra sai sót. Do đó, doanh nghiệp cần tìm phương án tự động hóa quy trình bán hàng phù hợp.
Một trong những cách mà các doanh nghiệp hiện nay ưu tiên lựa chọn đó là sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh (Order Management System – OMS) để tự động hóa quy trình quản lý vận đơn hiệu quả. Xu hướng sử dụng phần mềm có ứng dụng tra cứu vận đơn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tình trạng đơn hàng đang giao, xử lý kịp thời những trường hợp phát sinh nếu có. Đồng thời quản lý quy trình bán hàng tại một nơi duy nhất, tiện lợi, nhanh gọn, chính xác tuyệt đối.
Hy vọng thông qua bài viết của Sao Vàng Express bạn sẽ xây dựng được một quy trình quản lý vận đơn hiệu quả cho doanh nghiệp của mình và đảm bảo đơn hàng được vận chuyển theo đúng lịch trình, tránh xảy ra những sai sót không đáng có.
Lời kết
Với tiêu chí “Đồng hành cùng khởi nghiệp”, trong những năm qua Sao Vàng Express không ngừng nỗ lực nhằm mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng cũng như giá cả dịch vụ. Bạn có thể liên hệ hotline: 0983.810.544 để biết thêm mọi thông tin chi tiết cần về dịch vụ đóng gói hàng hóa chuẩn và các dịch vụ mà Sao Vàng Express đang cung cấp.
Xem thêm:
Bật mí cho shop 6 cách xây dựng quy trình giao hàng tiết kiệm chi phí
