Các chủ cửa hàng kinh doanh nếu không thể quản lý đơn hàng online một cách rõ ràng, chi tiết sẽ dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng ảnh hưởng xấu đến doanh số trong kinh doanh.
Vì vậy khi nắm được cách quản lý đơn hàng online, vận đơn hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc kinh doanh online dễ dàng hơn cho chủ shop. Cùng Sao Vàng Express thực hiện TOP 6 cách quản lý đơn hàng online hiệu quả hơn cho chủ shop nhé!
1. Thời điểm nào để cách quản lý đơn hàng online hiệu quả?
Đơn hàng online chính là thứ được những người kinh doanh kỳ vọng nhất. Đơn hàng online bao gồm chính những thông tin về khách mua hàng của shop như số lượng hàng cần giao, tổng giá trị đơn hàng, thông tin giao hàng như địa chỉ và số điện thoại người nhận
Quản lý đơn hàng online là công việc bao gồm:
- Thống kê, theo dõi và báo cáo bán hàng
- Xử lý đơn hàng và vận chuyển…
- Báo cáo đơn đặt hàng của khách hàng
Vì thế, dù chỉ một sai sót nhỏ trong quy trình cũng dễ dàng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và kết quả bán hàng. Đặc biệt với nhiều shop bán hàng đa kênh trên Shopee, Lazada, Tiki, Sendo…
Quản lý đơn hàng online là việc làm cần thiết để kiểm soát số lượng và đảm bảo thông tin khách hàng chính xác nhằm giúp người bán hàng trực tuyến quản lý hàng tồn kho của họ một cách dễ dàng.
Việc quản lý giúp tránh nhầm lẫn và cửa hàng sẽ không giao nhầm hàng cho khách hay bỏ sót đơn hàng của khách. Việc này sẽ giúp uy tín cửa hàng sẽ không bị ảnh hưởng, bị phạt từ các sàn thương mại điện tử và mất khách hàng.
Quản lý tốt sẽ tăng tốc quá trình giao hàng, tăng sự hài lòng của khách hàng và giúp các cửa hàng vận hành doanh nghiệp của họ hiệu quả hơn.
Tuy nhiên cách quản lý đơn hàng online hiệu quả chính xác các đơn đặt hàng online và hậu cần không phải là một điều dễ dàng. Quy trình quản lý đơn hàng online bao gồm các công việc như tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, đóng gói hàng hóa, liên hệ với đối tác vận chuyển để giao hàng cho khách.
Tệ nhất các nhà quản lý nên được đào tạo hoặc sử dụng các nền tảng khác để hỗ trợ quản lý đơn hàng online. Một số cửa hàng thuê người quản lý tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, đóng gói hàng hóa và liên hệ với các đối tác vận chuyển để giao hàng cho khách hàng.
Sau đó, nếu có bất kỳ vấn đề nào để có thể xử lý kịp thời vui lòng liên hệ với chủ cửa hàng để giao dịch hoặc thay đổi.
Tham khảo: Chi phí của dịch vụ lưu kho hiện nay được tính như thế nào?
2. Quy trình quản lý đơn online nên sử dụng
Khi nhận thông tin đặt hàng từ khách thì việc quản lý đơn hàng online cần được doanh nghiệp tiến hành theo từng bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng
Sau khi khách đã đặt hàng và chờ doanh nghiệp nhận thông tin cũng như xác thực đơn hàng. Sau đó, thông tin đặt hàng sẽ tự động chuyển tiếp về kho vận để nhân viên thực hiện bước chuẩn bị đơn hàng gửi cho khách.
Bước 2: Xác nhận thông tin và xử lý đơn
Doanh nghiệp cần xác nhận thông tin và bắt đầu xử lý đơn để có thể hoàn tất đơn đặt hàng của khách đúng hạn. Bao gồm 2 bước chính:
Đóng hàng và vận chuyển: Nhân viên phải chọn đúng chủng loại và số lượng yêu cầu của đơn hàng, từ đó thực hiện đóng gói sản phẩm. Tiếp theo là in phiếu giao hàng và giao đến đơn vị vận chuyển.
Vận chuyển: Nhân viên vận chuyển sẽ dán phiếu vận chuyển kèm theo hoá đơn của đơn hàng rồi tiếp tục chuyển mail xác nhận giao hàng cùng thông tin về đơn hàng đến khách.
Xem thêm: Những sai lầm trong quá trình đóng gói hàng hóa mà không phải ai cũng biết
Bước 3: Chăm sóc khách hàng sau bán
Đây là dịch vụ chăm sóc hậu mãi để hoạt động tương tác với khách hàng sau khi bán hàng. Bước này sẽ đảm bảo sự hài lòng tuyệt đối của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của công ty. Đây là một bước trong quy trình quản lý đơn hàng online hiệu quả trong chiến dịch tiếp thị của mọi công ty.
Các chủ shop cần chú ý xây dựng quy trình hỗ trợ khách hàng sau bán hàng như:
- Giữ liên lạc với khách hàng
- Cung cấp hỗ trợ khi cần thiết
- Chính sách đổi trả linh hoạt
- Tiếp nhận phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ
- Hệ thống ưu đãi cho khách hàng lâu năm
3. Top 6 cách quản lý đơn hàng online hiệu quả dành cho chủ cửa hàng
3.1 Tận dụng phần mềm bán hàng tích hợp đa kênh
Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh POS được chọn là phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất cho chuỗi bán lẻ với nhiều tính năng vượt trội.
Nhập liệu dễ dàng: Nhập thông tin sản phẩm, hỗ trợ nhập dữ liệu từ Excel, dung lượng lưu trữ không giới hạn, tìm kiếm dễ dàng, in mã vạch, quản lý sản phẩm theo thuộc tính, danh mục,…
Kho hàng: Cho phép quản lý, nhập hàng, trả hàng, giao nhận hàng hóa, xác nhận hàng hóa bằng mã vạch,…
Bán hàng tiện hơn: đếm khách hàng, hỗ trợ bán buôn bán lẻ, bán hàng đọc mã vạch, lưu trữ thông tin khách hàng khi mua hàng tại cửa hàng,…
Thông báo các chương trình khuyến mãi: ghi nhận thông tin khuyến mãi cho nhân viên, liên hệ khách hàng cửa hàng, phần mềm
Quản lý nhân sự: Phần mềm cho phép phân quyền giữa đội ngũ bán hàng với nhân viên, quản lý chính xác các hoạt động của nhân viên và tránh tình trạng nhân viên nhận hàng quá lâu.
Quản lý chăm sóc khách hàng: theo phân nhóm khách hàng, tổng hợp lịch sử mua hàng…
Kế toán: doanh thu cửa hàng trong ngày, giao dịch cửa hàng,.. Một số phần mềm khác giúp quy trình bán hàng cho bất kỳ doanh nghiệp, cửa hàng nào. Phần mềm Nhanh.Pos lý tưởng cho các văn phòng chi nhánh và chuỗi cửa hàng.
3.2 Chăm sóc khách hàng và marketing qua Zalo OA
Tin nhắn Zalo ZNS là dịch vụ gửi tin nhắn chăm sóc khách hàng thông qua hệ thống API tới tất cả các số điện thoại sử dụng Zalo. Đây được coi là giải pháp nâng cao hiệu quả hỗ trợ khách hàng. Ngoài ra, Zalo ZNS còn được tích hợp phần mềm quản lý bán hàng tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng..
3.3 Quản lý đơn hàng online bằng file theo dõi
Quản lý bằng file Excel là cách quản lý đơn hàng online hiệu quả người bán quản lý đơn đặt hàng online dễ dàng, tiết kiệm thời gian và công sức hơn nhiều lần so với phương pháp thủ công.
Ưu điểm của Excel:
- Đơn giản hóa số liệu thống kê của bạn.
- Dễ dàng tìm kiếm thông tin, thay đổi thông tin đơn hàng, chỉnh sửa.
- Báo cáo bán hàng có thể được tạo từ Excel.
- Hoàn toàn miễn phí.
Nhược điểm của Excel:
- Phù hợp với các cửa hàng có doanh số trực tuyến nhỏ và lượng hàng tồn kho thấp.
- Hiểu cách thức hoạt động và làm việc của các hàm Excel.
3.4 Sử dụng phần mềm quản lý tin nhắn online
Được hơn 40.000 doanh nghiệp tin dùng, Chat.nhanh là phần mềm quản lý tin nhắn online đa kênh cho phép bạn phản hồi khách hàng từ Facebook, Zalo OA, Instagram, Shopee, Lazada, Live Chat và Chatbot.
Ngoài ra Chat.nhanh còn tích hợp sẵn để xuất các báo cáo chi tiết như:
- Báo cáo số lượng bình luận và tin nhắn trong thời gian thực.
- Báo cáo số lượng đơn đặt hàng từ trang web.
- Báo cáo thu nhập của Facebook.
- Báo cáo theo nhãn hội thoại.
3.5 Nguyên tắc FIFO hỗ trợ quản lý kho
FIFO là nguyên tắc nhập trước – xuất trước được sử dụng trong quản lý kho hàng… Theo đó, lô hàng nào hay nguyên liệu nào nhập trước được xuất trước khỏi kho để sản xuất hoặc phân phối cho đại lý và khách hàng.
Đều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm được lượng hàng cũ, hàng hư hỏng, hàng hết hạn sử dụng, rất phù hợp với các công ty chuyên sản xuất các sản phẩm hết hạn sử dụng như thực phẩm, đồ uống, dược phẩm và các sản phẩm có vòng đời ngắn như quần áo và giày dép, tivi,…
3.6 Kiểm tồn kho thường xuyên
Việc này là phương pháp phổ biến nhất được nhiều công ty sử dụng. Nhưng vẫn cần các công cụ đo lường để hỗ trợ:
- Kiểm soát hàng tồn kho
- Báo cáo bán hàng, báo cáo đơn hàng.
Điều này sẽ không phù hợp nếu bạn chỉ dựa vào các cửa hàng trực tuyến hoặc nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, Sendo,… Vì chi phí thuê một chuyên gia kiểm kê hậu cần chỉ phù hợp với các công ty lớn.
xem thêm: Hàng Tồn Kho Không Còn Là Nỗi Lo Sợ Nếu Bạn Biết Các Cách Thu Hồi Lại Vốn Trong Kinh Doanh Này
4. Lưu ý chủ shop cần biết về cách quản lý đơn hàng online hiệu quả.
Để quản lý đơn hàng online hiệu quả, bạn cần lưu ý tránh mắc phải những sai lầm sau:
- Việc quản lý đơn hàng thủ công dễ xảy ra sai sót, thiếu sót dẫn đến thất thoát doanh số.
- Quản lý hàng tồn kho kém làm chậm quá trình giao hàng và để lại ấn tượng xấu với khách hàng của bạn.
- Việc thiếu hiểu biết về quy trình xuất nhập khẩu có thể dẫn đến việc các sản phẩm kém chất lượng hoặc hết hạn sử dụng bị giữ trong kho quá lâu.
- Việc phân loại sản phẩm không khoa học làm chậm quá trình xử lý đơn hàng, dễ dẫn đến nhầm lẫn, giao hàng chậm trễ.
Trên đây là top 6 cách quản lý đơn hàng online hiệu quả được đánh giá cao. Hy vọng bài viết của Sao Vàng Express sẽ giúp bạn lựa chọn được cách quản lý đơn hàng phù hợp, mang lại hiệu quả tối ưu cho hoạt động kinh doanh, gia tăng doanh số và lợi nhuận.
Với mục đích “ĐỒNG HÀNH CÙNG KHỞI NGHIỆP“, SAOVANG EXPRESS tự hào là đơn vị hậu cần có hệ thống kho bãi được sắp xếp khoa học, hợp lý, rộng rãi và thoáng mát. Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ các nhà bán online như Livestream tại kho nhà Sao Vàng, ưu tiên xử lí đơn đặt hàng cho shop và công ty. Là nhà vận chuyển đứng đầu trong việc đảm bảo an toàn hàng hóa và giao hàng đúng thời gian, cung cấp đầy đủ các dịch vụ hậu cần như cho thuê kho, lưu trữ, xử lý đơn hàng và vận chuyển cho các shop online và shop trên sàn TMĐT.
Nếu bạn có thắc mắc liên hệ ngay: 0983.810.544
Xem thêm:
>> Top 9 Chiến Lược Hỗ Trợ Nhà Bán Giảm Chi Phí Hậu Cần
>> SHIP COD CÓ GÌ ĐẶC BIỆT MÀ ĐƯỢC NHIỀU NGƯỜI LỰA CHỌN ĐẾN THẾ
